Baurevision - Typische Schwachstellen

Baufremde Unternehmen, zu deren Kerngeschäft Bau und Instandhaltung nicht gehört, tun gut daran, sich externe Unterstützung in Form einer Baurevision ins Haus zu holen.

Im Folgenden beschreiben wir exemplarisch einige typische Schwachstellen im Bauprozess mitsamt den sich daraus ergebenden Risiken:

 

1.      Die Prüfung von baubezogenen Prozessen stellt für den Großteil der Internen Revisionsabteilungen einen weißen Fleck auf ihrer Prüflandkarte dar. In der Folge werden sechs- bis siebenstellige Beträge pro einzelnem Bauprojekt verbrannt, weil weder ein wirksames Internes Kontrollsystem vorliegt, noch eine ausreichende Überwachung des Baubereichs vorhanden ist.

2.      Schlanke Organisationsstrukturen führen nicht nur dazu, dass keine wirksame Baurevision besteht, sondern dass auch im verantwortlichen Fachbereich Bauabteilung kein wirksames Internes Kontrollsystem besteht. So lässt sich ein Vieraugen-Prinzip oftmals gar nicht umsetzen, so dass die risikoorientierte Baurevision die prozessuale oder organisatorische Lücke schließen muss.

3.      Prozesse im Baubereich sind gar nicht oder nur unzureichend beschrieben. Prozessvarianzen werden mit Termin- oder sonstiger Not begründet. Oftmals werden einzelne Teilprozesse unverändert aus dem Rechnungswesen (Ausschreibungen, Leistungskontrolle, Rechnungsprüfung) übernommen, ohne auf bauspezifische Besonderheiten einzugehen. Überhöhte Kosten und Spielraum für dolose Handlungen sind die Folge.

4.      Immer dann, wenn einzelne Leistungen wie Planung nach extern vergeben werden – was bei baufremden Unternehmen mehr die Regel denn die Ausnahme darstellt – werden Elemente des IKS externalisiert. Ist dann keine interne Kompetenz für die Überwachung der externen Dienstleister vorhanden, entstehen die gleichen Risiken wie oben bei den Prozessen beschrieben.

5.      Werden im Rahmen von Prüfungen, auf Grund von Hinweisen von internen oder externen Hinweisgebern Informationen bekannt, die bereits eine Beweislage darstellen oder zu einer solchen führen können, ist in vielen Unternehmen kein wirksamer Fraud Management-Prozess vorhanden. Das führt dazu, dass zum Beispiel eine Beweissicherung nicht oder nicht rechtzeitig durchgeführt wird, eventuell notwendige arbeitsrechtliche Konsequenzen für Innentäter unterbleiben und ein mögliches asset recovery nicht durchgeführt werden kann. Dies ist umso gravierender, als es durch eine mögliche Garantenstellung zu einer strafrechtlichen Verantwortung für den Revisionsleiter kommen kann, wenn er fahrlässig seiner Vermögenssicherungspflicht nicht nachkommt.

Baurevision ist wie auch die IT-Revision oder die Bankenrevision ein Fachgebiet, das neben fundierter Ausbildung nur durch erfahrene Revisoren abgewickelt werden kann. Die Praxis einiger Unternehmen, in diesem Bereich unerfahrene Prüfer einzusetzen, führt letzten Endes zu einer Unwirksamkeit der Internen Revision im Baurevisionsbereich.

Neben dem notwendigen technischen Sachverstand muss eine kaufmännische Kompetenz beim Baurevisor vorliegen, damit er vorgefundene Sachverhalte richtig einschätzen kann.

Auf der anderen Seite kann ein erfahrener Baurevisor seine Kosten selbst dann locker einspielen, wenn er als externer Prüfer beauftragt wird. Notwendig sind dann allerdings stringente Follow ups oder Follow up-Audits, um

  • Dolose Handlungen aufzuklären, den Schadenumfang zu ermitteln und die Rückholung des Vermögens des Unternehmens energisch voranzutreiben
  • Identifizierte Überzahlungen, nicht erbrachte Leistungen und falsche Rechnungspositionen im Rahmen von Rückforderungen oder gegebenenfalls gerichtlichen Klärungen wieder beizubringen.