Leitlinie I 2011: Zur Kapazität der Internen Revision

Adressaten: Aufsichtsrat, Beirat, Geschäftsführung, Revisionsleiter

Besonderheiten für kleine und mittlere Revisionsfunktionen (KMRs): Keine


Definition der Kapazität

Die Kapazität einer Funktion Interne Revision ist das Potenzial, das zur Leistungserbringung der Funktion zur Verfügung steht. Das Outputvolumen wird dabei für eine bestimmte Zeiteinheit betrachtet, in der Regel dem Kalenderjahr.

Die Kapazität (Personalstärke) der Internen Revision ist definiert als die Summe der in der Revisionsfunktion beschäftigten vollzeitäquivalenten Revisoren auf Basis ihrer durchschnittlichen jährlichen Arbeitszeit. Dies umfasst im gleichen Maße unternehmensinterne wie auch externe Revisoren.

Die Kapazität wird üblicherweise in der Mitarbeiterkapazität (MAK) oder in Form der Prüfertage (PT) beschrieben.

Abstrahiert wird bei abstrakten Berechnungen, etwa für Gutachten, von der qualitativen Komponente der Kapazität, da diese nicht direkt messbar ist, obwohl sie natürlich einen Einfluss auf die quantitative Kapazität der Funktion hat. Die qualitative Komponente wird durch Einflussfaktoren wie Ausbildung, Erfahrung und persönliche Eigenschaften bedingt.

Grundlagen zur Herleitung

Der oberste Revisionsverantwortliche (Chief Audit Executive) hat die Aufgabe, ausgehend von der Risikosituation in seiner Organisation die Kapazität bzw. für eine outgesourcte Funktion das notwendige Budget der Internen Revision zu bestimmen. Hierzu kann er folgende Ansätze einzeln oder kombiniert heranziehen:

  • Benchmarking mit den Internen Revisionsfunktionen anderer Organisationen, sofern sie hinsichtlich der Größe und der organisatorischen Komplexität vergleichbar sind.
  • Nutzung empirischer wissenschaftlicher Forschungsergebnisse, sofern die dort gemachten Annahmen für die eigene Organisation Gültigkeit haben.
  • Ableitung des Prüfungs- und Beratungsumfangs aus der Geschäftsordnung der Internen Revision, sofern eine solche bereits vorhanden ist.
  • Ableitung des Prüfungs- und Beratungsumfangs aus dem Audit Universe seiner eigenen Organisation heraus, wenn und insofern eine Risikoanalyse bereits durchgeführt worden ist.

Zur Plausibilisierung der Ergebnisse können Studien herangezogen werden, sofern sie für die betroffene Organisation repräsentative Ergebnisse anzubieten vermögen.

Empirische Kennzahlen wie das Verhältnis der Anzahl der Internen Revisoren zur Anzahl der Mitarbeiter der Organisation berücksichtigen die aktuelle Risikosituation in der Organisation nicht; sie sind für die Herleitung der Kapazität in der Regel ungeeignet und sollten vermieden werden.

Anforderungen der Internationalen Standards

Standard 1130 legt fest, dass die Interne Revision in ihrer Arbeit nicht beeinträchtigt werden darf. Ausführend wird erläutert, dass Beeinträchtigungen (..) unter anderem persönliche Interessenkonflikte, Beschränkungen des Prüfungsumfangs, eingeschränkten Zugang zu Informationen, Personal, Vermögensgegenständen sowie Ressourcenbeschränkungen wie etwa beschränkte Finanzmittel umfassen (kann).

Standard 2020 legt fest, dass der Oberste Revisionsverantwortliche den leitenden Führungskräften, der Geschäftsleitung und dem Überwachungsorgan die Planung der Internen Revision, den Bedarf an Personal und Sachmitteln sowie zwischenzeitliche wesentliche Änderungen zur Kenntnisnahme und Genehmigung berichten (soll). Außerdem muss der Leiter der Internen Revision die Folgen etwaiger Ressourcenbeschränkungen erläutern.

Standard 2030 legt fest, dass die Ressourcen der Internen Revision angemessen und ausreichend sein müssen, um die Planung der Aufgaben der Internen Revision zu erfüllen.

Um in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision zu handeln, soll der Oberste Revisionsverantwortliche die Ressourcen zielgerichtet planen und über etwaige Folgen eingeschränkter Ressourcen Bericht an die Führungsebene und das Überwachungsorgan erstatten. Die Angemessenheit der Ressourcen muss durch einen nachvollziehbaren Ansatz bei der Herleitung der Kapazitäten erkennbar sein.

Kerngedanken

Der Oberste Revisionsverantwortliche hat die Verantwortung für die Ermittlung der Kapazität der Revisionsfunktion unabhängig von ihrer organisatorischen Ausgestaltung. Er hat über Einschränkungen zu berichten.

Die Ermittlung der Kapazität einer Revisionsfunktion sollte auf den Grundlagen aus der wissenschaftlichen Forschung, insbesondere auf der Berücksichtigung eines Risikoorientierten Prüfungsansatzes basieren. Die Ermittlung der Kapazität muss hinsichtlich des gewählten Ansatzes nachvollziehbar sein.

Die Kapazität bzw. das Budget der Internen Revision muss angemessen sein und sich aus dem gewählten Ansatz heraus nachvollziehen lassen.

Ist dies nicht der Fall, so kann dies zu Risiken durch nicht abgedeckte Prüffelder führen, über die der Oberste Revisionsverantwortliche berichten muss.

Die Herleitung ist dabei immer eine zeitpunktbezogene Untersuchung, die sich auf die aktuelle Risikosituation beziehen muss. Individuelle organisatorische Funktionen wie zum Beispiel Compliance, Risikomanagement oder das Interne Kontrollsystem sollten in jedem Fall als Informationsgrundlage genutzt werden.

Studien, Benchmarks oder empirische Kennzahlen als Grundlage für die Beurteilung der Kapazität sind für die Praxis hinsichtlich ihrer Relevanz nachrangig.

Die funktionale Ausgestaltung der Revision bedingt selbstverständlich auch Änderungen in der notwendigen Kapazität. So wird der Umfang eines Outsourcings oder Teiloutsourcings regelmäßig den internen Steuerungsbedarf beeinflussen.

Die Ermittlung der notwendigen Kapazität kann auch an einen fachkundigen Dritten übertragen werden, sofern der Oberste Revisionsverantwortliche diesen anleiten und überwachen kann.

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen

Methodisch können auch KMRs die oben erwähnten Ansätze problemlos übernehmen.