Leitlinie II 2011: Zum Outsourcing der Internen Revision

Adressaten: Aufsichtsrat, Beirat, Vorstand, Geschäftsführung, Oberste Revisionsverantwortliche (Chief Audit Executives)

Besonderheiten für kleine und mittlere Revisionsfunktionen (KMRs):
Wesentliche, siehe unten.


Definition Outsourcing

Mit dem Begriff Outsourcing sind alle Aktivitäten gemeint, die eine teilweise oder komplette Auslagerung der Internen Revision umfassen.

Eine teilweise oder komplette Auslagerung der Internen Revision ist eine neben der Etablierung einer eigenen Abteilung gleichwertige Lösung. Über sie wird durch eine Abwägung von Vor- und Nachteilen durch die Geschäftsführung bzw. den Vorstand an Hand der jeweiligen individuellen Situation in der Organisation entschieden.

Der Begriff des Outsourcings umfasst nicht nur die komplette Auslagerung, sondern auch eine projektweise Beauftragung externer Dienstleister.

Mögliche Ausprägungen des Outsourcing

Es gibt folgende Möglichkeiten für ein Outsourcing:

Vollständige Auslagerung: In diesem Fall verfügt die Organisation über einen internen Verantwortlichen (Oberster Revisionsverantwortlicher, Chief Audit Executive), der die Koordination des Dienstleisters übernimmt. Diese Lösung kommt für alle Revisionsfunktionen mit weniger als zehn MAKs in Betracht.

Teilweise Auslagerung: In diesem Fall verfügt die Organisation über eine eigene Revisionsabteilung, die die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister koordiniert. Diese Lösung kommt für alle anderen Revisionsfunktionen in Betracht.

Rolle des Obersten Revisionsverantwortlichen

Die Spitzenposition innerhalb der Organisation mit der Verantwortung für die Interne Revision heißt Oberster Revisionsverantwortlicher (Chief Audit Executive).

Wenn Revisionsleistungen von externen Dienstleistern erbracht werden, ist der oberste Revisionsverantwortliche die Person, die für die Überwachung der Einhaltung des Dienstleistungsvertrages und die Qualitätssicherung dieser Aktivitäten verantwortlich ist. Er berichtet über die Aktivitäten der externen Internen Revision sowie die Umsetzung der Maßnahmen an die Leitung der Organisation und das Überwachungsorgan und übernimmt die Funktion des Koordinators.

Die Ernennung eines Koordinators ist ein Muss bei einem Outsourcing. Ohne eine solche Funktion wird die Wirksamkeit der Internen Revision nicht sichergestellt sein.

Grundlegende Tipps

Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister ist in einem Vertrag zu regeln. Hierbei ist auf die Wirtschaftlichkeit des Vertrages beispielsweise in den Regelungen zur Abwicklung der Abrechnung, den Nebenkosten und der Liefer- und Leistungsbedingungen zu achten.

Abrechnungsmodelle sollten für den Auftraggeber transparent und nachvollziehbar gestaltet sein, um überhöhte Kosten und Nachforderungen zu vermeiden. Rechnungen mit pauschalen Nebenkostensätzen als Aufschlag auf die Prüfungsgebühr sind in der Regel für den Auftraggeber unvorteilhaft und sollten vermieden werden. Nebenkosten sollten nachgewiesen werden, mindestens in Form einer Übersicht, gegebenenfalls auch unter Einbezug von Belegkopien.

Der Einsatz des eigenen Wirtschaftsprüfers als Interne Revision sollte auf Grund der fehlenden Objektivität und Unabhängigkeit vermieden werden. Wirtschaftsprüfer sind auf Grund ihrer Ausbildung mit dem Schwerpunkt im Jahresabschluss für die Durchführung moderner risiko- und prozessorientierter Interner Revisionsprüfungen im Allgemeinen nicht qualifiziert.

Der Nachweis vorhandener Kompetenzen durch den Dienstleister ist essentiell, um gute Arbeitsergebnisse zu erreichen. Die Zusammenarbeit mit einzelnen Spezialisten sollte durch den Dienstleister sichergestellt werden; Wechsel vor Projektbeginn oder im Projekt sollten durch den Auftraggeber unterbunden werden.

Die Ergebnisse des Dienstleisters sollten vollständig in das Eigentum des Auftraggebers übergehen. Lediglich die Übergabe des Berichts ohne weitergehende Dokumentationen wie die Dauerakte, Gesprächsmemos usw. sind für den Auftraggeber ungünstig, weil er die geleistete Arbeit nicht nachvollziehen kann und der Bericht in der Regel keine so hohe Informationsdichte hat wie die erstellten Arbeitsunterlagen. Künstliche Erschwernisse für den Auftraggeber wie die Möglichkeit, in den Räumen des Dienstleisters Kopien anzufertigen, sollten aus einem Vertragsentwurf gestrichen werden.

Bei einem teilweisen Outsourcing sollte darauf geachtet werden, dass ein Know-how Transfer in die eigene Revisionsabteilung sichergestellt ist, beispielsweise durch Joint Audits oder eine enge Führung des Dienstleisters.

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen [KMR]

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen verfügen über eingeschränkte Ressourcen und Kompetenzen. Für sie stellt ein teilweises Outsourcing eine Möglichkeit dar, projektweise Kapazität oder Know-how einzukaufen und damit im Sinne der Internationalen Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision tätig zu sein.

Begriffe und Quellen

Begriffe

Quellen