Leitlinie IV 2012 (Entwurf): Zu den Aufgaben, Rechten und Pflichten eines Prüfungsleiters

Adressaten: Geschäftsführung, Oberster Revisionsverantwortlicher
(Chief Audit Executive, CAE)

Besonderheiten für kleine und mittlere Revisionsfunktionen (KMRs): Ja

Besonderheiten bei einem Outsourcing:
Ja


Prüfungsleitung

Ein Prüfungsleiter (m/w) ist diejenige Person, die im Rahmen einer Internen Revisionsprüfung für die gesamte Prüfungsdurchführung verantwortlich ist. Dies umfasst die Projektplanung, die Planung der Ressourcen sowie der Termine, die Prüfungsdurchführung und Berichterstattung sowie die Nachschau.

Die englischsprachige Bezeichnung für den Prüfungsleiter ist auditor in charge und meint dasselbe. Diese Leitlinie berücksichtigt nicht die Aufgaben eines Prüfungsleiters bei forensischen Prüfungen.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten des Prüfungsleiters

Der oberste Revisionsverantwortliche (Chief Audit Executive) legt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten des Prüfungsleiters schriftlich fest. Üblicherweise tut er dies in der Funktionsbeschreibung, in Ausnahmefällen im Handbuch der Internen Revision. Eine Festlegung in der Funktionsbeschreibung ist dabei zweckmäßiger.

Der Prüfungsleiter führt eine Prüfung in Anlehnung an die Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision (Standards) und das Handbuch der Revisionsfunktion durch. Die prozessualen Einzelheiten sollten im Handbuch geregelt sein. Dies umfasst auch alle Elemente aus dem Qualitätsmanagementsystem (QMS) der Internen Revision , die in seinen direkten Aufgabenbereich fallen, wie die Prüfungsüberwachung und den Review der Dauerakte oder die Berichtskritik. Im Rahmen seiner Erfahrungen aus einzelnen Prüfungen wirkt der Prüfungsleiter auch an der Fortentwicklung des QMS mit.

Die Kompetenzen des Prüfungsleiters umfassen die fachliche, nur im Ausnahmefall die disziplinarische Führung des Teams, die Kommunikation mit den geprüften Bereichen und mit dem Obersten Revisionsverantwortlichen. Er ist verantwortlich für die vollständige Abarbeitung des Prüfungsprogramms und gegebenenfalls eine Anpassung des Programms in Zusammenarbeit mit dem Revisionsverantwortlichen.

Die notwendigen fachlichen Kompetenzen ergeben sich aus dem jeweiligen Prüfungsauftrag. Der oberste Revisionsverantwortliche muss dem Prüfungsleiter die Möglichkeit zur Fortbildung geben, soweit dies für den Auftrag notwendig ist.

Der Prüfungsleiter hat die Aufgabe, den Auftrag mit der notwendigen beruflichen Sorgfaltspflicht durchzuführen und muss dies bei den einzelnen Prüfern mit überwachen.

Er berichtet über Schwachstellen der Organisation, die im Rahmen der Prüfungsplanung für die kommenden Prüfungsperioden berücksichtigt werden sollten. Die Berichte finden Eingang in die jährliche Risikobeurteilung der Internen Revision.

Regelberichte und ad hoc Berichterstattung

Der Prüfungsleiter soll regelmäßig im Verlauf der Prüfung an den obersten Revisionsverantwortlichen berichten, ob die Prüfung gemäß dem geplanten Arbeitsprogramm abgewickelt wird. Die Berichterstattung kann auch informell sein.

Eine ad hoc-Berichterstattung durch den Prüfungsleiter an den obersten Revisionsverantwortlichen kommt in folgenden Fällen in Betracht:

  • Behinderungen in der Festlegung des Prüfungsumfangs
  • Einschränkungen bei der Prüfungsdurchführung
  • Einschränkungen bei der Berichterstattung
  • Hinweise auf dolose Handlungen
  • Kenntnis von Beeinträchtigungen der Objektivität von Teammitgliedern

Der oberste Revisionsverantwortliche und der Prüfungsleiter besprechen die weiteren Maßnahmen.

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen (KMR)

KMRs können, vor allem bei Kleinstrevisionen mit lediglich einer Mitarbeiterkapazität, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement nicht oder nur eingeschränkt erfüllen. Für sie besteht die Möglichkeit, einige Maßnahmen, die der Prüfungsleiter im Rahmen seiner Tätigkeit durchgeführt hat, durch die Geschäftsführung oder im Rahmen einer externen Beurteilung zu beurteilen.

Besonderheiten bei einem Outsourcing der Internen Revision

Der Prüfungsleiter hat keine grundsätzlich anderen Aufgaben, wenn die Interne Revision outgesourct ist. Es kann allerdings notwendig sein, die wechselseitigen Aufgaben in Zusammenarbeit mit dem Obersten Revisionsverantwortlichen in der Organisation genauer abzugrenzen. Auch empfiehlt es sich, die Steuerung des Prüfungsaufwandes in zweckmäßiger Weise vorzunehmen.

Die fachlichen Kompetenzen für den konkreten Prüfungsauftrag müssen durch den Dienstleister bereitgestellt werden, der dafür die Verantwortung übernimmt.