Leitlinie V 2012: Zur Berichterstellung in der Internen Revision

Adressaten: Oberster Revisionsverantwortlicher (Chief Audit Executive, CAE)

Besonderheiten für kleine und mittlere Revisionsfunktionen (KMRs): Ja

Besonderheiten bei einem Outsourcing: Keine


Berichte in der Internen Revision

Der Revisionsbericht ist die schriftliche Zusammenfassung des jeweiligen Auftrags der Internen Revision. Er hat deswegen eine besonders herausgehobene Bedeutung, weil sich in ihm die Prüfungsdurchführung konkretisiert und fokussiert: Für alle Stakeholder der Internen Revision ist der Bericht das offensichtlichste und maßgebliche Arbeitsergebnis. Der Berichterstellungsprozess ist ein wichtiger Teilschritt in der Risikoorientierten Prüfungsdurchführung in der Internen Revision.

Interne Revisionen müssen grundsätzlich schriftlich über die Ergebnisse von Prüfungs- und Beratungsaufträgen berichten. Formlose und mündliche Berichte sind als Ausnahmen anzusehen.

Es gilt der Grundsatz der Vollständigkeit der Berichterstattung. Dies bedeutet, dass der Revisionsbericht nicht nur alle im Arbeitsprogramm definierten Prüffelder thematisieren muss, sondern auch darüber hinaus alle Sachverhalte anspricht, die der Internen Revision zur Kenntnis gelangt sind und die im Sinne einer Risikoorientierung in der Berichterstattung dem Management zur Kenntnis gegeben werden müssen.

Der Revisionsbericht ist das Arbeitsergebnis der Internen Revision, die dafür die Verantwortung trägt. Es ist nicht zweckmäßig, im Rahmen der Berichterstattung diese Verantwortung aus der Hand zu geben bzw. einzuschränken. Wesentliche Änderungen in der Berichterstattung durch die geprüften Bereiche oder der Funktion, die gegenüber der Internen Revision weisungsbefugt ist, sind als wesentliche Einschränkungen der Internen Revision selbst zu werten. Der Oberste Revisionsverantwortliche hat dies zu kommunizieren.

Der Chief Audit Executive beachtet die Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision und legt die Grundlagen für die Berichterstellung in der Internen Revision im Revisionshandbuch fest:

  • Festlegung der Vorlagen und der Gliederung des Revisionsberichtes (Berichts-Templates)
  • Festlegung eines Mindestumfangs in Anlehnung an die Standards für die Berufliche Praxis der Internen Revision
  • Festlegung von Vorgaben zur Einstufung der einzelnen Prüfungsfeststellungen sowie des Gesamtergebnisses der Prüfung
  • Festlegung zum Adressatenkreis der Berichte sowie zur Überwachung des Rücklaufs der Berichte
  • Festlegung der qualitätssichernden Maßnahmen im Rahmen der Berichtserstellung, Abstimmung und der Überwachung des weiteren Vorgehens auf Seiten der geprüften Bereiche
  • Festlegung einer angemessenen materiellen und formellen Berichtskritik im Hinblick auf die vorhandenen Ressourcen (Beta-Fehler)
  • Festlegung eines Korrekturprozesses bei Fehlern und Auslassungen im Bericht, die zu wesentlichen Berichtsmängeln führen
  • Festlegung, wann vom Grundsatz der Vollständigkeit der Berichterstattung abgewichen werden darf (z.B. im Falle von side letters)
  • Festlegung von effizienzsteigernden Maßnahmen im Rahmen der Berichterstellung
  • Festlegung, wann und in welcher Art vom Grundsatz der schriftlichen Berichterstattung abgewichen werden kann (mündliche Berichte, formlose Berichte, Zwischenberichte, ad hoc-Berichte, Jahresbericht)
  • Festlegung des allgemeinen Ablaufs (work flow) der Berichterstattung
  • Festlegung von Key Performance Indicators zur Berichterstattung (z.B. Draft Report Lead Time, Final Report Lead Time)
  • Festlegung zur Aufbewahrung von Revisionsberichten und Arbeitspapieren

Ergänzende Empfehlungen zum Revisionsbericht

In Ergänzung zu den Standards für die Berufliche Praxis sollen folgende Empfehlungen gelten:

In Einführungsphasen einer Internen Revision ist es wichtig, das Vorgehen bei der Erstellung und den Duktus eines Revisionsberichtes mit den geprüften Bereichen zu besprechen. Auf diese Weise können langwierige Abstimmungsprozesse vermieden werden.

Ausgehend von der revisorischen Praxis ist es für die Interne Revision selbst nützlich, dass sich die Interne Revision im Bemühen um größtmögliche Effizienz dem Berichtserstellungsprozess annimmt. Erfahrungsgemäß ist dort das Effizienzpotential am größten. Idealerweise arbeitet die Interne Revision nach dem ‚write it once‘-Prinzip.

Es ist angeraten, ausgehend vom Prüfungsprogramm (Standard 2240) alle Prüffelder im Revisionsbericht anzusprechen, auch wenn sich in einzelnen Prüffeldern keine Schwachstellen identifizieren ließen. Auf diese Weise wird im Revisionsbericht belegt, dass das Arbeitsprogramm vollständig abgearbeitet worden ist; ein Assessor kann den Weg von der Prüfungsplanung bis zum Bericht besser nachvollziehen.

Im Falle von Umständen, die sofortiges Handeln erzwingen, setzt der Oberste Revisionsverantwortliche den entsprechenden Personenkreis sofort und umfassend in Kenntnis (Standard 2440.C2). Es empfiehlt sich, dabei auf notwendige Maßnahmen, die umgehend umzusetzen wären, hinzuweisen.

Berichtet die Interne Revision über dolose Handlungen und kann ihr Bericht Grundlage für weitere rechtliche Maßnahmen sein, so muss sie dies in Inhalt und Form des Berichts berücksichtigen. Es ist zwingend notwendig, dass die Interne Revision einen Rechtssachverständigen für den Fall konsultiert, dass entsprechende Prüfungsziele dies erfordern.

Empfohlen wird, in jedem Fall zufrieden stellende Ergebnisse in einer Revisionsprüfung im Revisionsbericht zu würdigen.

Abgrenzung Beanstandung und Empfehlung: In Abgrenzung zu den Beurteilungskriterien und Begriffsdefinitionen für Prüfungsergebnisse sollten Empfehlungen eine interne Einschätzung des Kosten-Nutzen-Effekts beinhalten, um auch dem Anspruch eines Mehrwerts für das Unternehmen gerecht zu werden.

Der Prüfungsbericht sollte eine Management Summary als Extrakt des Hauptberichts mit einer prägnanten, zusammenfassenden Beurteilung der geprüften Einheit enthalten.

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen [KMR]

Kleinere und mittlere Revisionsfunktionen verfügen auf Grund ihrer Personalausstattung in der Regel über nur eingeschränkte Ressourcen, die das Qualitätsmanagement negativ beeinflussen können. Es ist zweckmäßig, die beschriebenen Grundsätze festzulegen und gegebenenfalls unter Hinzuziehung weiterer interner oder externe Ressourcen umzusetzen.

Besonderheiten im Rahmen eines Outsourcings

Keine.

Begriffe und Quellen

Begriffe

Quellen